高效的工作，从一定意义上说，也就是安排好自己工作的合理秩序，这样将大大节省你的时间和精力，有利于你工作的顺利展开。
某单位的秘书小沈，做事认真，头脑灵活。平时就养成了记工作日记的好习惯。他将工作中遇到的事，诸如重要数据、老板的指示或指令都在工作日记上记载下来，并随身携带，以备不时之需。
有一次，老总作报告，临时需要两个数据，忙问身边的随员。可是几个人所报数字相差甚远，该听谁的呢？此时，小沈不慌不忙地掏出工作日记，报出了老总所需的精确数字。大家都不约而同地向小沈投以钦佩的目光，老总也对他另眼看待，认为他工作踏实，做事认真细致，干得好。无形之中，大大加深了小沈在老板心中的印象。
优秀员工更应养成记工作日记的习惯，在工作中认真细致地做好统筹安排，同时注重对已完成工作的记录，是大有必要和益处的。坚持记工作日记，也许短时间感觉不到这个习惯带给你的帮助，然而长期坚持下来，你就会感受到它的效果，就像上面的秘书小沈一样，长期坚持下来的结果使他能够在众多员工中给老板留下深刻的印象，这才是真正重要的。
一、安排出的效率培根说过：“选择时间就等于节省时间，而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序，必然浪费时间，要高效率地工作就更不可能了。试想，如果一个搞文字工作的人资料乱放，就是找个材料都会花上半天，哪有效率可言？
工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性，很多成功人士就指出：如果能把自己的工作任务清楚地写下来，便很好地进行了自我管理，就会使工作变得条理化，因而使个人的能力得到很大的提高。
有一种使自己工作明确化的最简单的方法：填写自己应做工作的清单，首先试着在一张纸上毫无遗漏地写出你需要做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，逐项不漏地排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己：如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一项呢？然后再问自己：接着该干什么呢？用这种方式一直问到最后一项。这样自然就按照重要性的顺序列出自己的工作一览表，其后，对你要做的每项工作注上该怎么做，并根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证正常执行任务。在这里，为日常工作下一步进行的项目编出目录，不但是一种节约时间的措施，也是提醒人们记住某些事情的手段，可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。
实际上，有序原则是时间管理的重要原则，正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间，虽然客观条件使得你一时难以做到，但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，并就此进行分析总结，并采取相应的改进措施，你就一定能赢得效率。
应该记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地利用时间，这就是安排出来的效率。
二、高效使用工作日记中国有句俗话：“好记性不如烂笔头。”一个人的记性不管有多好，久而久之，有些东西也会被遗忘，或者记得模模糊糊，这对一个人的工作是极为不利的。如果能将工作中的一些事，特别是重要的内容，用工作日记写下来，那就不用担心遗忘了。
在工作中使用工作日记，可以免掉许多不必要的文件、档案，又可以将你要做的事清楚地记录下来，是一种帮助记忆的手段。这种方法最能有效地提醒自己，提高工作效率，从而赢得上司的信赖。
为了让工作日记更有用，要养成一种习惯，把你现在想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。一些优秀员工，会把上司谈到的工作或一些指示也记下来，每天早上查看，并督促自己去做。
有些人，在和上司谈工作或闲聊时，一听到重要的信息，就会马上从口袋里拿出工作日记，把重点记下来。
在每一个公司，老上司都会喜欢工作用心而毫无遗漏的员工，因为在上司看来，这样的员工工作态度好，所以对他们做事比较放心。而那些听过就忘的员工则不知道下一步将怎样开展工作，即使他们记住了开会时上司安排的工作内容，也容易给上司留下应付公事的坏印象。
如果平时不记工作日记，只用脑子去记，突然要用的时候却要花很长时间才能想起来，或者根本想不起来了。有时候，不做工作日记，你也会忘记上司安排你做的工作，当上司问你做得如何时，你才猛然想起，可这时已经晚了，类似的事情你一定经历过。很多事不用备忘录记下来，就必须在脑子里记着不能忘！不能忘！这样一来，你累都累坏了，还能干好什么工作！
养成做工作日记的习惯，会给你带来很多好处。
当你每天早上打开当天的工作日记，就可以找到你想要的东西。你会因为没有把事情或工作忘了而心安；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文书工作，你因用不着分心于其他事而变得工作起来相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标；它还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话，与同事、朋友保持联络……使用工作日记能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。当你使用工作日记时，你就能亲身体验到它带来的好处，为你的成功提供有力的保证。
三、巧妙使用工作日记当阿瑟-莱维特外出赴会或赴约的时候，他的全部工作日程实际上就是由他的秘书打印在卡片上的、便于他随身携带、检索的一张表。他解释说：“为了这个目的，我总是买带口袋的衬衫。”一有什么需要记录的事，他也会马上速记在这些卡片上，随后与助理一起安排办理该事项的事宜。
与之相似的是，康涅狄格州一家生意兴隆的综合诊所的所长兼医师朱莉-弗拉格却是一个掌上电脑的热衷者，其他如博得鲁姆有限公司执行副总裁布赖恩-库尔茨如果不带着厚厚的笔记本电脑就总感到好像少了什么。
对于那些顶级管理者来说，他们的工作日程不只是一个一览表而已，更是他们借以抓紧时间，实施核心行动步骤的一个至关重要的工具。附有提醒功能和背景材料的个人工作日记堪称他们每天的“行动路线图”。
虽然较其他的时间管理手段，顶级管理者在各自工作日记的选择方面表现出更多的个性，但他们也有共同点，那就是：他们极其认真。
不管你从事什么工作，担任何种职务，顶级CEO的这种可贵的品质都是你不用费很大力气就可以学习效仿的。下面是制作使用工作日记一般应该注意的四个要点：
（1）选择最适合自己的工作日程计划。
（2）记录所有的待办事项和工作信息。
（3）每天按一定的规则检查自己的工作日记。
（4）根据工作日记的提醒信息，采取所有必要的步骤。
如果你想要让你的工作日记发挥它应有的作用，你就应该努力做到上面的四点。
下面介绍四个使用工作日记的小窍门：
（1）在PDA中使用黑体字或斜体字突出优先信息或你的上司分派的特殊工作，在笔记本中可以用记号笔。
（2）如果你使用笔记本，为了减轻记录诸如生日之类信息的麻烦，可以创建一个单独的“生日及周年纪念日”清单，根据这份清单，把它们记录到工作日记本上，在每月开始的地方设置一处提醒信息，以便事先买好当月需要的所有贺卡，然后写好贺词，贴上邮票，到时候只要把贺卡塞进信封邮递就可以了。
（3）（对笔记本使用者适用）为了免除万一丢失工作笔记本的恐慌，可以在电脑里保存一份联系方式和永久性信息的备份。每星期开始时候可以复印该工作周及接下来两个工作周的工作条目。另外，像一些重要事项的日期，如年会、季度报告等，也可以在电脑里或其他的地方保存备份。
（4）笔记本使用者的法宝。每一个新年度开始的时候，在把上一年的工作日程本存档、储藏之前，不妨迅速地再翻阅一下，从中或许能够发现一些仍然非常宝贵的信息，比如，你看到去年3月份的会议记录，老板在那次会议上提示下一个他很感兴趣尝试的项目。不过却由于种种原因未能采取实际行动。这样，你依据这个线索便大可以旧事重提，叫老板重新“激活”当时的创意。再比如，去年7月曾经有过一项非常有意义的行业组织会议，不过你公司那一次却未能联系上会议组织者，这样，你又可以访问他们的网站，把自己的联系方式贴上去。
四、简化你的记事本作为卓越企业的优秀员工，必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍甩掉。但“化繁为简”，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是让你集中目标和精力，把该做的事做的更好。
美国效率管理专家露西-哈翠克建议，使用更简化的记事本：口袋型记事本及日记本。在记事本里，分做以下四项来登记：常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后，就可以用笔把它划掉。
如果不想弄得太复杂，记事本还可用颜色增进的效率。如果红笔显示紧急事物，黑笔代表一般的事。依需要选择不同颜色，标出事情的优先顺序和重要程度，可避免事到临头一团糟。
颜色总是比较抢眼的，这一点比文字的效果更简单明了。
将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来，并不是一件容易的事，一是需要对事情做深入细致的调查；二是要把所得到的材料反复研究，“烂熟在胸”，然后从中找出规律性、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了，说明吃透了。反之，则说明你对所说或所写的内容仍然心中无数。